Alt for mange bedrifter har lite eller ingen kontroll på underleverandørene sine. Hvorfor er det så vanskelig? Er det latskap? Eller blir det nedprioritert i en hektisk hverdag?
Skal bedriften din ISO-sertifiseres så må du ha rutiner for dette.
Trenger det å være så vanskelig? Svaret er selvfølgelig «nei». Det handler stort sett om rutiner og en sjekkliste. For noen kan det kanskje være smart med flere sjekklister basert på hva leverandøren skal levere, omfanget av leveransen og deres unikhet (hvor enkelt er det å finne ny tilsvarende leverandør).
Her kommer 5 lavterskel forslag til å få bedre kontroll:
1. Registrer leverandørene dine
Uansett om du bruker Excel, et PLM-system, ERP-system eller CRM-system så bør du registrere leverandørene dine på en eller annen måte.
2. Godkjennelses status
I dette systemet bør du enkelt og tydelig ha en eller annen form for merking som viser om leverandøren er godkjent eller ikke. Er ikke leverandøren godkjent så skal du heller ikke benytte deg av den. Styr rettigheter på hvem som har lov til å merke en leverandør som godkjent.
3. Gruppering/klassifisering
De aller fleste har leverandører til ulike formål, det kan derfor være lurt å gjøre en enkel klassifisering av leverandøren. Man kan f.eks. klassifisere ut fra omsetning, leveransetype eller om leverandøren produserer for deg. Tjenesteleverandører som taxi, profilklær og lignende bør ikke følge de samme godkjenningsrutinene som deres viktigste leverandør.
4. Sjekkliste(r) for godkjenning av leverandører.
Hvis en leverandør ikke er godkjent i punkt 2 skal sjekkliste for underleverandør fylles ut. Det bør på en enkel måte være tydelig hvilken sjekkliste som skal brukes basert på klassifiseringen av leverandøren i punkt 3.
5. Leverandørrevisjon
Når en leverandør er godkjent betyr ikke det at leverandøren er godkjent for alltid. Det bør legges inn intervaller for revideringer av leverandøren, enten det er halvårlig, årlig, annet hvert år eller hva enn som er fornuftig. Med andre ord kan merkingen i punkt 2 automatisk forsvinne hvis systemet tillater det i henhold til intervallet som er bestemt. Grad av revidering bør også bestemmes basert på klassifiseringen. Noen underleverandører bør du besøke fysisk årlig, mens andre holder det å sjekke den økonomiske stabiliteten hvert andre år.
Dette er på ingen måte noen fasit, men bare et enkelt eksempel som viser hvor enkelt kvalitetssikring av underleverandører kan gjøres. Avhengig av type system så kan man med fordel knytte dette sammen med f.eks. avvikshåndtering, reklamasjon og kvalitetsstyring, dette er dog noe mer avansert, men på ingen måte uoverkommelig for små og mellomstore bedrifter. Ta kontakt med oss enten du ønsker et eksempel på sjekklisteskjema for godkjenning av underleverandører eller bistand til konfigurasjon eller oppsett av system for kvalitetssikring av underleverandører.
