Ukentlig prater vi i Addwize med bedrifter som har en solid og god bunnlinje, og fornøyde ansatte som daglig går til krig mot egne systemer med et smil om munnen. Systemene er fra en svunnen tid, og jeg som er født i 1993 er en del av de siste generasjonene som vil kunne stå mellom de som kommer ut av skolebenken og seniorene, som en slags meglende arkeolog.
Dette er bedrifter hvor ansatte har svart belte i Excel, en autistisk tilnærming til mappestruktur og ukentlig tomme blekkpatroner i printeren. Vår erfaring er at denne type problematikk som oftest ikke har noe med bedriften eller de som jobber i bedriften å gjøre. I takt med et gryende internett på 2000-tallet ble de fleste systemer i realiteten solgt som prototyper og var i liten grad utviklet med integrasjon mot andre systemer i tankene. Dette skaper – og skapte, informasjonssiloer, og det må trikses og mikses for å få det helhetlige perspektivet bedrifter ønsker. Dette har gjort at ytterst få arbeidstakere og arbeidsgivere i Norge, uavhengig bransje, har et godt forhold til IT-systemene sine og på et generelt grunnlag er skeptiske til å introdusere nye digitale verktøy.
Vi jobber hver dag med å løse denne problematikken, og det er spesielt fire erfaringer vi ønsker å dele.
Tillit
Når man som bedrift har grunnleggende lav tillitt til IT-systemer og en avsmak forbundet med å bruke dem, vil ofte digitaliseringsprosesser stoppe opp. I fraværet av et egnet system begynner man å lage egenproduserte arbeidsflyter med Word, Excel, e-mail og mappestrukturer, og ofte føler man at dette fungerer godt. Man har høy grad av tillitt til systemene, man liker godt å bruke dem, og man har nok kunnskap om dem til at det sjeldent oppstår utfordringer forbundet med dem. Et hvert forsøk på å utfordre disse velprøvde selvlagde systemene vil bli blankt avvist, og dette er (sett i sammenheng med lav tillitt og erfaringer) ingenting annet en forståelig. Det er en jungel av ulike systemer og det er ofte særdeles vanskelig å bli klok på hva som er bra og dårlig med mindre man har en form for IT-kompetanse i bunn. Produserende bedrifter lever stort sett i en evig runddans mellom nye og gamle prosjekter, og har hverken tid eller mulighet til å tenke på mye annet enn dette. I ny og ne må man kjøpe et nytt system eller oppdatere det eksisterende systemet, men da skal dette gjøres på absolutt kortest tid med så liten innsats som mulig. Man har friskt i minne hvordan det gikk sist gang man kjøpte nytt system, og alle utfordringene det brakte med seg underveis og i ettertid av implementeringen. IT-leverandøren imøtekommer sjeldent deg som bedrift på en god måte, og svaret til alle spørsmålene dine er at du burde ha et nytt system.
Ikke stol på IT-leverandøren din
Jobben til en systemleverandører er å finne hundre gode grunner for at akkurat din bedrift burde oppgradere eller kjøpe nytt system. Deres forretningsmodell handler ikke om å finne den faktisk beste løsningen, den handler om å selge mest mulig lisenser for å møte styret eller programvareprodusenten. Det handler hele tiden om å ha gode argumenter for et hvert spørsmål du måtte stille om programvaren. En IT-leverandør tjener faktisk penger på at systemet du har kjøpt ikke blir godt implementert med god opplæring, fordi dette vill gjøre at du bruker supporten flittig. Kommer du til å bytte system nå som du først har kjøpt et nytt? Selvfølgelig ikke. Siden man som kunde ofte ikke sitter på nødvendig kunnskap om systemet innledningsvis vet man ikke alltid hva man ikke vet, og dette er det knallgod butikk i. Du som bedrift er det svake ledd i denne type transaksjoner fordi den du handler med har en kunnskapsmakt som hindrer deg i å få klare og gode svar på om dette er noe du faktisk trenger eller ikke.
Det er ikke din jobb å forstå alt
Vi blir like overrasket hver gang vi prater med kunder over hvor umulig det virker for dem å tro på at man faktisk kan løse utfordringene de kjenner på i systemene sine. Hvordan er det mulig å migrere 20 år med Excel-ark inn i et nytt system? Hvordan skal underleverandøren min få tilgang på nødvendig informasjon med mindre vi sender tegningen i posten? Hvordan skal vi få med oss resten av bedriften på disse nye endringene? Hele poenget med å alliere seg med bedrifter som har kompetanse på disse prosessene er at man skal slippe å måtte ta stilling til utfordringene selv. Du kan fortsette å levere prosjekter og ha fokuset der det burde, nemlig sørge for bedriftens vekst!
En ny tid
Tankegangen og erfaringene beskrevet over er rådende for mange bedrifter, men man ser nå konturene av en ny fremtid hvor ditt behov endelig skal få stå i fokus. Mange nye IT-systemer er i dag designet på en måte som gjør at de unike arbeidsprosessene og forretningsprosessene i en bedrift kan bli tatt hensyn til når man gjør implementeringen. Fokuset er ikke lenger på om funksjonaliteten til systemet passer deg, men om hvordan du ønsker å bruke systemet. Når man går fra å ha et systemfokus til å ha et menneskefokus stilles nye krav til implementeringsprosessen fordi gevinsten av å gjøre en vellykket implementering omsider er blitt verdt både tiden og pengene.
