Mange av kundene vi møter i hverdagen har utfordringer med at verdifull informasjon om virksomheten ofte er lagret i hodet på enkeltpersonene som startet forretningen. Selskapene vi møter hadde en god ide som har vokst, og over tid ble en suksess. Med suksess følger ofte ulike former for voksesmerter og uforutsette utfordringer. Dette sentrerer seg ofte rundt organisering av data i en eller annen form, eller mangelen på organisering av data.
Vi møter ofte bedrifter som er i akkurat denne situasjonen. Sentral informasjon om forretningen som ideen til produkter og prosjekter, hva som er levert til de ulike kundene, hvilke endringer som er gjort på produkter, informasjon om leverandører og samarbeidspartnere og detaljer om deres leveranser, ligger godt plasser i pannebrasken til en prosjektleder eller en av gründerne.
En av konsekvensene av den manglende informasjonsdelingen om disse temaene kan være at bedriften blir svært sårbar da man blir avhengig av en eller et knippe nøkkelpersoner. En ting er at disse da ikke kan være borte fra jobb eller ta ferie, men prosesser tar gjerne lengre tid, feil gjøres og salg går tapt.
Hva bør bedrifter som har disse voksesmertene gjøre for å komme ut av situasjonen beskrevet over?
Det er naturlig å tenke at man burde ansette flere mennesker, men ofte er ikke dette en god løsning. Mange ganger er det faktisk ikke så mye som skal til, det handler ofte om å jobbe smartere, tilgjengeliggjøre rett informasjon til riktig mottaker og sørge for at informasjonen man mottar i ulike prosesser bare trenger å noteres en gang for deretter å være tilgjengelig for de som har behov for den.
Hvordan kommer man hit?
Kartlegging
God forståelse for alle bedriftens prosesser er nøkkel for å lykkes med en digitaliseringsprosess. Dagens IT-systemer har blitt så gode at det ikke lenger er nødvendig med gigantiske IT-budsjetter eller en programvare for hver oppgave som skal løses. Det betyr ikke at det bare er å gå til nærmeste IT-leverandør og be om et system som løser alt. Grundig kartlegging, prioritering av oppgaver og oppdeling av prosjektet i små håndgripelige størrelser er avgjørende. En viktig ting å tenke på er at man ønsker et prosjekt med små enkle oppgaver som gir raske og målbare gevinster. Dette øker motivasjonen for alle som berøres av prosjektet da de raskt får føle en positiv effekt av endringen.
Kravspesifikasjon
Kartleggingen bør resultere i en detaljert kravspesifikasjon som ikke bare belyser hva som skal løses, men også hvordan man tenker å gjennomføre implementeringen, hvordan opplæring skal gjøres og ikke minst hvordan man sikrer å få med seg menneskene i prosjektet. Alt for mange glemmer «adoption».
Husk at det er ikke nødvendigvis et nytt IT system som må til, det kan være systemene som allerede finnes er mer enn gode nok for å løse oppgavene.
Valg av leverandør og gjennomføring
Sørg for å velge en leverandør, enten det bare er tjenester for å utvikle eksisterende løsninger eller en leverandør av nye systemer, som har god erfaring med din bransje. Vi ser alt for ofte leverandører av systemer som leverer og implementerer IT-systemer for både klesbutikken i Storgata og skipsverftet på Vestlandet. Gode relevante referanser er veldig viktig i prosesser som dette.
Og husk, sikre at leverandøren tenker service, service og service! Tiden er forbi at man skal trenge å måtte vente lenger enn man ønsker på å få hjelp med elementære ting ved systemet sitt. Da har du feil leverandør.
