Mine erfaringer med digitaliseringsprosjekter som omhandler ERP, PLM, PDM eller et annet tre-bokstavs system er at hovedfokuset i prosjektet ligger på den tekniske løsningen. Når implementeringen av systemet er ferdig er det svært ofte at man glemmer den viktigste og mest kritiske faktoren for at prosjektet blir vellykket, nemlig; brukeradopsjon. Hvordan sikrer man dette?
Hvem og hvorfor?
En gjenganger i slike prosjekter er at bedriften ikke er samstemt i hvorfor et nytt system blir implementert. Selv om en prosjektleder har en klar formening om hvorfor digitaliseringsprosjektet er iverksatt, betyr ikke det nødvendigvis at resten av bedriften deler denne meningen. Begrepet «forankret i ledelsen» blir ofte brukt som en suksessfaktor, men i realiteten er det like viktig at resten av bedriften forstår og er enige om målet med prosjektet. Det er viktig å sette av nok tid til å kartlegge hvem som skal bli berørt av prosjektet, og utarbeide en klar felles forståelse for hvorfor prosjektet gjennomføres.
Hva skjedde sist gang?
Noe jeg har erfart er at det er nyttig å bruk tid sammen med ansatte på å diskutere hvordan tidligere digitaliseringsprosjekter gikk, og finne ut hva som gjorde prosjektet vellykket eller ikke. Dette danner et bilde av bedriftens kulturelle og historiske respons på endring, og kan være svært nyttig i planlegging av strategi og utførelsen av prosjektet.
Det gir også et rammeverk for endring og er med på å motivere alle deler av bedriften, som igjen øker sjansene for et vellykket prosjekt.
Høst lavt hengende frukt
Nå som hovedmålene er satt bør vi holde fokus på de områdene i prosjektet som gir mest avkastning og resultater med minst mulig innsats. Dette viser fremgang og kan bidra til motivasjon internt i bedriften siden det ikke er så inngripende i ansattes hverdag.
Begynn smått og skaler
Ikke alle prosessene i et prosjekt er klart definert, og det kan derfor være nyttig å bruke pilotprosjekter for å teste forskjellige løsninger. Dette hjelper både med å utvikle prosessen, men også å inkludere de involverte partene som igjen bygger eierskap. Når piloten er testet og validert kan oppskriften brukes når man skal skalerer prosjektet videre.
Invester i dine ansatte
De fleste implementeringer av nye digitale verktøy blir besluttet «top to bottom», hvor en ledergruppe tar beslutninger om innkjøp av nye systemer. Det er ofte vi ser at opplæring blir nedprioritert og oppfattes som noe man kutte hvis et prosjekt har et begrenset budsjett. Uten opplæring vil ikke brukerne få fullt utbytte av systemet og jobbe seg rundt det eller ikke bruke systemet i det heletatt. Det er derfor viktig å ha fokus på å bygge en kultur og målsetting i prosjektet der kunnskapsdeling og opplæring får god plass. Dette vil gjøre at sluttbrukeren føler et eierskap til prosjektet og bidra til at prosjektet blir vellykket.
Konklusjon
Det å gjennomføre et digitaliseringsprosjekt er aldri enkelt, og vil alltid by på utfordringer. Det er svært nyttig å ha en strategi for brukeradopsjon for å sikre suksess i prosjektet, for uten sikring av brukeradopsjon i det nye systemet, vil prosjektet aldri bli vellykket.
