IT-prosjekter og digitaliseringsprosjekter har tradisjonelt hatt et dårlig rykte, prosjekter feiler og blir skrotet, budsjetter overskrides og løsninger blir langt fra slik man hadde sett for seg. Mye av dette kan tillegges dårlig prosjektledelse og planlegging. Jeg skal ikke gå dypt i metodikken her da jeg i stedet vil kort sette opp noen hovedpunkter som bør være et minimum i denne type prosjekter. Ønsker du å gå mer i dybden finnes det et utall kurs og artikler om prosjektledelse i IT-/digitaliseringsprosjekter. De vanligste metodene her er fossefallsmetoden eller agil metode, personlig foretrekker jeg sistnevnte da denne er lettere å bruke hvis det dukker opp nye krav eller endringer underveis i prosjektet.
Hva er et prosjekt?
«Et prosjekt kan betegne en definert oppgave, eller innsatsen som gjøres for å oppnå et definert mål, som oftest innenfor en planlagt tids- og ressursramme.» (Wikipedia)
Prosjektoppstart
La oss starte med slutten, målet. Det kan være lurt å definere både et prosjektmål og et forretningsmål.
Prosjektmålet er ganske enkelt hva man konkret ønsker, f.eks. skifte ut ERP systemet eller implementere nytt MPS-system.
Forretningsmålet er hva man ønsker å oppnå ved å f.eks. skifte ut ERP-systemet. Forretningsmålet kan f.eks. være å redusere driftskostnadene til ERP-systemet med 10% og/eller effektivisere innkjøp ved å øke kapasiteten til innkjøperne med 15%.
Prosjektmålet og forretningsmålet vil være hovedmålet for prosjektet, når dette er definert må disse målene brytes ned i delmål og oppgaver, en såkalt «Work Breakdown Structure» (WBS).
Dette for å dele opp prosjektet i mindre gjennomførbare og målbare oppgaver, og for å lette organiseringen av arbeidet.
Når oppgavene er definert bør de struktureres og kategoriseres for blant annet å etter hvert lage en tidslinje eller ett Gantt diagram.
Oppgavene deles i to hovedoppgaver, prosjektoppgaver og driftsoppgaver.
Prosjektoppgaver er oppgavene som typisk må til for å gjennomføre prosjektet og driftsoppgavene er de løpende oppgavene for å drifte og supportere systemet.
Prosjektoppgavene deles i sin tur opp i planleggingsoppgaver og gjennomføringsoppgaver.
Alle disse oppgavene vil skje i ulike faser, Identifisering -> Definering -> Gjennomføring -> Drift- og vedlikehold – > Utfasing
Tidsplan – Gantt
Når oppgavene er definert, kategorisert og puttet i rett fase er det på tide å lage en tidsplan. Dette kan du gjøre i et Gantt-diagram. Her får du tydelig visualisert når de ulike oppgavene i prosjektet skal gjennomføres sammen med målene til den enkelte oppgaven.
Budsjett
Når mål og oppgaver er definert og satt inn i en tidsplan kan du sette opp budsjettet. Husk å få med alle deler av prosjektet, ikke bare lisenser, men også kostnader forbundet med de enkelte oppgavene i de ulike fasene og ikke minst driftskostnadene. Dette kan være vanskelig da det er mange variabler og usikkerhetsmomenter, søk hjelp og spør folk som har gjort det før eller be om hjelp fra uavhengige konsulenter.
Tilbake til planleggingen
Det er mange ting man bør igjennom når man jobber med planleggingen av et prosjekt. Et viktig punkt er usikkerhet og risiko. Gjør en grundig usikkerhet- og risikoanalyse, lag en liste over tenkelige og utenkelige ting som kan være til hinder for prosjektet. Vurder så de enkelte elementenes trusselgrad ved å plotte inn elementene i en risikomatrise. I risikomatrisen setter du sansynlighet i x-aksen og konsekvens i y-aksen, grader så hver av aksene i f.eks. liten, middels og stor.
Interessenter
En oversikt over prosjektets interessenter er også viktig. Kartlegg prosjektets interne og eksterne interessenter, dette vil f.eks. være et viktig verktøy for å blant annet prioritere ulike delmål eller kartlegge risiko. Det kan fort dukke opp roller man ikke hadde tenkt kan ha nytte i prosjektet.
Organisasjonskart
Definer og lag en oversikt over de ulike rollene i prosjektet, lag gjerne et organisasjonskart for prosjektet.
Når roller skal defineres og velges bør følgende 3 ting avklares rundt den enkelte rolle:
- Forventninger
- Rammebetingelser
- Mandat
Eksempler på roller som bør defineres og bestemmes:
- Prosjekteier
- Prosjektleder
- Eksternt og internt
- Sponsorer
- Fremtidige eiere
- Fremtidige brukere
- Prosjektledelsen
- Rådgivere osv.
Med utgangspunkt i rollene og de ulike oppgavene som skal løses bør det settes opp ulike arbeidsgrupper som jobber med de ulike oppgavene.
Utføring
Når prosjektet er i gang bør det holdes jevnlige møter i de ulike prosjektgruppene som til enhver tid jobber mot de ulike delmålene. Avvik og endringer skal rapporteres og prosjektplanen skal oppdateres i henhold til de endringene som kommer. En grundig beskrivelse av hvordan utføringen bør foregå kommer i et eget blogginnlegg.
