Hva styrer en produktrevisjon og hvordan kan dette gjøres smartere? Utnytter du det fulle potensialet av innholdet til en avviksrapport?
Resultatet fra en avviksrapport, ofte kalt NCR (Non Conformance Report), er som regel en korreksjon, et preventivt tiltak eller et korrektivt tiltak. Disse begrepene blir ofte blandet, misforstått eller brukes feil, hvis de i det hele tatt blir brukt. Noen grunner for at avviksrapportering blir lite brukt kan være at en ansatt er redd for hvilke følger feilen kan få, enten det fører til mer jobb for vedkommende, eller at de rett å slett ikke ser verdien av å registrere avviket, da det uansett ikke blir fulgt opp. For å kunne øke verdien er det viktig å ha en felles definisjon av disse begrepene betyr, slik at de blir brukt på lik måte av alle, hver gang. En vanlig tolkning av disse begrepene er beskrevet under, men variasjoner innenfor denne definisjonen er svært vanlig.
- En korreksjon er en endring i selve produktet hvor feilen eller mangelen har oppstått.
- Et korrektivt tiltak er et tiltak som forhindrer at samme problem skal oppstå igjen.
- Et preventivt tiltak er et tiltak som ville forhindret problemet å oppstå første gang.
En korreksjon vil i de fleste tilfeller være å reparere en komponent på det produktet der feilen oppstod. Et korrektivt tiltak kan i det samme tilfellet være å bytte ut den defekte komponenten med en oppgradert variant på det produktet der feilen er, men også alle fremtidige tilsvarende produkter. Med andre ord vil feilen føre til en endring, og dermed en ny revisjon av produktet for å forhindre at den samme feilen skal skje igjen. Det preventive tiltaket i dette tilfellet kunne vært bedre kvalitetstesting av komponenten som det oppstod et problem med.
Resultatet av en avviksrapport kan derfor lede oss i riktig retning når det gjelder forbedring av produktet. Samtidig gir det verdifull informasjon om alle tilsvarende produkter som er produsert parallelt, men også nye produkter som skal produseres i fremtiden. Det er derfor viktig å detaljert beskrive, etterforske og analysere problemet for å kunne ta den riktige beslutningen om hvilket tiltak som er mest hensiktsmessig å innføre. I mange tilfeller kan det være en rekke årsaker som kan forårsake problemet med et produkt. En analyse vil avdekke hvor problemet ligger, enten om det er for lav kvalitet på komponenten, en brukerfeil i forbindelse med montering eller reparasjon eller om komponenten er feil dimensjonert til oppgaven. På bakgrunn av dette er det mulig å finne tiltaket som er mest effektivt, om det er behov for bedre dokumentasjon eller en revisjon av komponenten.
Denne informasjonen kan bidra til å drive bærekraftig produktutvikling og være en kilde til revisjonsendring av produktet. I kombinasjon med de preventive tiltakene vil dette øke kvaliteten på produktene, og dermed også tilfredsheten til deres kunder. Et god implementert system kan behandle avviksrapportering, revidere endringer i produktet og holde styr på hvilke kontroller som skal gjøres på hvilket produkt. Dette er en av grunnene til at moderne systemer er perfekte verktøy for å heve kvaliteten på produktene (som igjen gir kundene et bedre produkt som igjen hever deres produktivitet og lønnsomhet).
Nøkkelpunktene vi mener er nødvendige for å lykkes med effektiv og god avviksrapportering er å ha en felles enighet om definisjonene av de tre begrepene; korreksjon, korrektive og preventive tiltak. I tillegg er det viktig å danne en kultur i bedriften der det å opprette avvik er noe som er positivt, og ikke noe som bare fører til mer jobb eller får negative følger for den som rapporterer avviket.
